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Virei síndico, e agora?

Você pode ter se tornado síndico por estar cansado de ver os problemas do seu condomínio continuarem sem solução. Ou pode ter entrado nessa pensando apenas no reforço para os seus ganhos. Em qualquer um dos casos, pode ser que você já esteja começando a se arrepender, certo?

Calma! A gente sabe que ser síndico não é nada fácil. Principalmente no início. E ainda mais para quem nunca teve essa experiência antes. Mas saiba você que o que mais tem hoje no mercado são soluções para facilitar a sua vida quando surgir a questão: “o que fazer agora que eu virei síndico?”

Entretanto, isso não significa que você possa se sentar e relaxar. Ainda é necessário que você esteja preparado e disposto a resolver muitos problemas. Mas para você não entrar em desespero, apresentamos a seguir algumas noções básicas de sua nova função.

Encare-as como nossas boas-vindas, sinta-se acolhido, respire fundo e mãos à obra!

Por onde devo começar agora que virei síndico?

Tudo começa com muita conversa. A primeira atitude que você, como síndico, deve ter, é conhecer muito bem o condomínio e saber a situação dos moradores.

Antes de assumir a função, você já deve ter se informado um pouco a respeito. Portanto, já sabe que não estará sozinho. Existem outras pessoas que ajudarão você com as questões financeiras, fiscais, jurídicas e contábeis.

Mas isso não exime você, como líder, de estudar e aprofundar seus conhecimentos a respeito de cada uma dessas áreas. Para isso, você precisará aprimorar algumas habilidades. Vamos saber quais são!

Preciso saber me relacionar com todos

Não vai ter jeito. Um bom síndico tem habilidades políticas. Se você não as tem, precisa desenvolvê-las.

Mas não entenda mal! Não estamos falando de corrupção, conchavos  e mamatas. A política é necessária e desejável, pois tem a ver com representar pessoas, mediar conflitos e resolver problemas.

É exatamente isso que você irá fazer. E para ter sucesso, precisa saber se relacionar com os moradores, os funcionários e a administradora. E cada grupo tem seus interesses, bem diferentes entre si.

Você precisará estar sempre disponível para ouvir, precisando, inclusive, deixar algum canal aberto de comunicação. Se você for síndico morador, prepare-se para ser muito “importunado”.

O relacionamento será sempre a base do seu trabalho, e se bem feito resolverá a maior parte dos problemas e evitará muitos desgastes.

Esteja sempre disponível. Não dê desculpas do tipo: “virei síndico porque ninguém mais queria”. Nenhum condomínio merece um síndico ausente!

Devo ser muito, mas muito organizado

Se você não se considera uma pessoa organizada, terá dificuldades no início de sua jornada como síndico.

A parte boa é que esta é uma ótima oportunidade para você desenvolver essa habilidade tão necessária em qualquer tipo de trabalho.

Estabelecer horários de trabalho, reuniões, contatos e demandas em geral é o primeiro passo. Você não deve cair na ilusão de que poderá trabalhar somente quando quiser.

Também é interessante deixar o seu cronograma claro para os moradores, especialmente se você administra mais de um condomínio. Ah! isso resolve em parte o problema mencionado acima, permitindo que você seja “importunado” apenas nos horários estipulados.

Para ajudar você na organização, aplicativos e sistemas próprios para condomínios são sempre muito bem-vindos, e vale um tempinho de dedicação para aprender a aproveitá-los ao máximo (coisa que a maioria dos síndicos não faz).

Tenho que buscar ajuda e delegar funções

Um síndico precisa saber abraçar todas as suas responsabilidades. Mas ele também precisa saber delegar funções. Aliás, isso é imprescindível.

Muitos condomínios têm na figura do subsíndico um cargo decorativo, um “quebra-galho”. Na verdade, o papel dele é absorver parte da carga de tarefas do síndico.

Atender moradores e organizar documentos podem ser suas atribuições. Zeladores, gerentes, porteiros e outros funcionários também podem ser aliados do síndico nessas funções.

Para não se perder, você pode listar os serviços recorrentes prioritários no condomínio, como manutenções, segurança e limpeza, e distribuir a coordenação de cada uma delas entre os demais gestores e funcionários.

É possível, inclusive, treinar novos funcionários para realizar tarefas como estas. Não esqueça, no entanto, que a responsabilidade continuará sendo sua.

Repita para você mesmo de tempos em tempos: “virei síndico, mas continuo sendo uma pessoa só”.

É meu dever ser o primeiro a respeitar as regras

Quem está à frente de um trabalho administrativo precisa sempre dar o exemplo.

Por isso, outra de suas prioridades deverá ser estudar a legislação sobre condomínios e suas jurisprudências. Você pode começar conhecendo o artigo 1348 do Código Civil.

Não hesite em buscar auxílio de advogados e assessores jurídicos quando achar necessário.

Este conhecimento é mais importante do que você imagina, pois a maior parte dos problemas poderia ser evitada com um bom embasamento.

O maior exemplo é o da confusão que muitos fazem entre autoridade e autoritarismo. O condomínio é um sistema democrático, com espaço garantido para opiniões e discussão de ideias e soluções para problemas comuns.

Decisões arbitrárias, além de serem mal-vistas, podem trazer sérios problemas, incluindo processos por danos morais. Por isso conduza bem as votações das assembleias, e não haja nunca como se fosse dono do condomínio.

Todos esperam que eu aja sempre com transparência

“Agora que virei síndico percebi o quanto administrar um condomínio é chato”. Sinceramente? Você devia ter percebido antes. Se você não gostava de participar de reuniões de condomínio, não deveria ter se candidatado a síndico, certo? Errado!

A visão que as pessoas têm do trabalho de síndico é sempre muito parecida. Mas como tudo nessa vida, é possível fazer o seu trabalho de uma forma diferente e ao mesmo tempo mais eficiente.

Tornar a gestão do condomínio mais atrativa para todos vai exigir mais de sua criatividade do que de sua capacidade de realizar tarefas monótonas. 

Aposte, por exemplo, em reuniões de condomínio diferentes, localizadas ao ar livre, em áreas diferentes ou com apresentações divertidas.

Prestação de contas e outras informações são muito mais convincentes quando apresentadas de forma dinâmica. Simplifique com gráficos e estímulos visuais. 

Convide prestadores de serviços para esclarecerem os aspectos mais técnicos para os moradores. Isso evita o famoso problema do “telefone sem fio”.

No dia a dia, utilize comunicados e circulares simpáticos para manter um contato humanizado com os condôminos. 

O que isso tem a ver com transparência? Tudo! Segundo Peter Druker, mais da metade dos conflitos de uma organização são devidos a falhas de comunicação. Se você seguir as dicas acima, metade de seus problemas estarão resolvidos.

Em resumo, agora que virei síndico, preciso ser pró-ativo!

Bom, agora que você é síndico, tem um longo caminho pela frente. Ainda bem que muitos estarão dispostos a ajudar você.

E para garantir que isso aconteça, é claro que você também precisa demonstrar a mesma disposição para ajudar quando necessário.

Por isso se mostre acessível e inspire a confiança dos condôminos. Evite “tretas” com moradores. Você precisa ter uma postura conciliadora, sendo sempre imparcial nas questões que envolvem algum tipo de conflito.

Portanto ouça sempre todos os lados de qualquer questão. Comunique-se com clareza, sendo sempre direto em suas colocações.

Esteja também sempre um passo à frente dos moradores, prevendo problemas, antecipando soluções e sugerindo melhorias. Essa proatividade irá garantir o respeito que vocÊ precisa para desempenhar sua função.

Uma boa forma de mostrar serviço é contar com bons serviços terceirizados, experientes em condomínios. O Grupo Segura pode ajudar você nos quesitos segurança e limpeza. Faça o mesmo em relação a outras demandas de seu condomínio. Não espere os problemas acontecerem ou os condôminos reclamarem!

Todas as dicas acima irão ajudar você a tomar sempre as melhores decisões, ainda que elas não agradem a todo mundo. Mas lembre-se que o importante é se sair sempre com uma boa média!

 

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