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portaria do condomínio

Como definir as regras para a portaria do condomínio

Não é fácil ser porteiro. Mas se as regras não forem bem definidas, isso pode dificultar ainda mais o seu trabalho. Saiba como garantir a presteza, agilidade e, principalmente, a segurança que dependem da atuação deste profissional.

A responsabilidade de estar na portaria do condomínio, literalmente sua porta de entrada, liberando ou barrando a entrada de moradores, funcionários, visitantes e prestadores de serviço, é gigante.

O porteiro da noite ainda precisa fugir do sono, o que pode comprometer a segurança do condomínio, tornando-o vulnerável a invasões (neste caso, a melhor solução é o bom e velho café).

A guarita também precisa ter uma estrutura adequada, oferecendo o mínimo de recursos para que o profissional trabalhe com eficiência.

Mas dentre todos os problemas relacionados à portaria, a ausência de regras claras é uma das causas mais comuns de problemas. E estes vão desde desentendimentos com moradores até casos de polícia.

A existência (por escrito) e cumprimento das normas na portaria deve ser uma das prioridades no condomínio. Tanto por parte dos profissionais quanto dos moradores.

Mas vamos por partes.

A portaria do condomínio no Plano de Segurança

Os altos índices de criminalidade soam um alerta para que não haja nenhum tipo de descuido na portaria do condomínio.

Todo condomínio, por essa razão, possui um plano de segurança, que pode ser básico ou elaborado, mas que sempre deve contemplar a portaria como uma de suas prioridades.

O porteiro muitas vezes é visto, por moradores e colegas, como um “faz-tudo”. É um grande erro. Ele é um profissional estrategicamente alocado em sua função por motivos de segurança. Para isso, alguns princípios devem ser seguidos.

  • Para preservar a segurança tanto do condomínio quanto do funcionário, ele precisa trabalhar em um local com visibilidade total das entradas do condomínio, que devem estar sempre bem iluminadas.
  • Os vidros devem ter visibilidade de dentro para fora, mas não o contrário. Também é importante que eles sejam instalados de forma a manter o funcionário afastado do visitante, o máximo possível.
  • Recomenda-se que a guarita seja blindada na alvenaria e nos vidros, caso o condomínio tenha uma infraestrutura que justifique o investimento. A blindagem deve se sempre um complemento a outras medidas de segurança.
  • O sistema de comunicação da portaria deve ser eficiente tanto para a comunicação interna quanto externa, com a manutenção em dia e equipamentos de qualidade.

A autoridade do serviço de portaria

Desmerecer e inferiorizar o trabalho de um porteiro pode ter uma consequência grave: a perda da autoridade do profissional.

Essa autoridade é crucial para que ele garanta o cumprimento das regras estabelecidas. Seguem alguns exemplos de situações em que ela se faz necessária:

  • Para a identificação de entregadores deve ser exigido um documento com foto. Se for funcionário, deve mostrar seu crachá. Sem a devida identificação, a entrada será proibida.
  • Aconselha-se que pequenos volumes entregues sejam retirados pelos próprios moradores. Mais uma vez, se essa regra for claramente estabelecida e comunicada, deverá ser obedecida.
  • O porteiro só deverá liberar a entrada de veículos registrados pelo condomínio. Não cabe ao porteiro abrir excessões, somente em casos de emergência.
  • Durante a realização de festas, a autoridade do porteiro será ainda mais exigida, sendo de sua responsabilidade fazer com que as regras dispostas nas normas internas do condomínio sejam respeitadas.
  • Cabe ao porteiro fazer o controle da entrada de convidados de acordo com estas regras. Para isso ele deve possuir a lista com os nomes. Convidados que não tenham seu nome constante na lista devem ser anunciados pelo porteiro e recepcionados pelo morador.

A importância do controle de acesso na portaria do condomínio

Portão aberto é o erro mais básico que pode ser cometido por um porteiro desavisado. Mas falhas humanas acontecem o tempo todo, e é por isso que um controle automatizado de acesso também é importante.

Nesse caso também deve-se estabelecer regras e rotinas que permitam ao porteiro o máximo e rígido controle sobre o fluxo de pessoas e veículos. Apenas isso garantirá que a entrada de indivíduos desconhecidos ou mal-intencionados seja permitida por descuido.

  • Invista nos equipamentos necessários para o controle de acesso e certifique-se periodicamente de que eles estão sendo utilizados.
  • Promova o pleno controle do porteiro com a instalação de câmeras e sistemas de identificação por tag, senha ou leitura biométrica. 
  • Conte com o apoio de alarmes que podem ser acionados manualmente em caso de situações de risco.
  • Contrate o suporte de uma Central de Monitoramento.

Observamos que, nesse caso, quem definirá as regras não será o síndico, e sim a empresa de segurança contratada para a instalação dos equipamentos e prestação do serviço. Ela, inclusive, dará o treinamento necessário para a operação dos sistemas.

 

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Dê a devida atenção à função do porteiro

Sabe aquele favorzinho que um morador pede para o porteiro, fazendo-o se ausentar da portaria do condomínio?

Pequenos desvios de função como este são um dos problemas mais recorrentes. Carregar compras, manobrar carros, entregar encomendas diretamente na porta…

O ideal é que o síndico proíba este tipo de “servicinho”, deixando claras para todos as funções do porteiro. 

Tudo isso sem deixar de esclarecer o intuito dessa medida: evitar falhas na segurança do condomínio.

O porteiro também precisa estar ciente de seus deveres. Ele só terá segurança para cumprir sua função  se tiver um treinamento adequado. Esse treinamento é de responsabilidade do síndico.

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