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assembleia virtual em condomínios

Assembleia Virtual: Reuniões com mais segurança em condomínios

Encontros online tornaram-se rotina de trabalho e lazer na vida das pessoas durante o isolamento social. As vantagens e desafios são inúmeros, mas o hábito promete vir para ficar.

A assembleia virtual em condomínios já é adotada por diversas cidades no país. A prática vem proporcionando bons resultados como solução em meio às novas dinâmicas sociais.

Você já deve ter ouvido falar no “novo normal”, que caracteriza o momento pelo qual estamos passando no cenário da pandemia.

Isolamento social, cuidado máximo ao frequentar locais com mais pessoas, e aglomerações nem pensar. Enquanto reais evoluções na questão da vacina e tratamento para o Coronavírus não acontecerem, a realidade será esta. E por tempo indeterminado.

O contexto pode não ser tão animador, afinal de contas estamos falando da proliferação de uma doença. Porém, temos a sorte de estarmos passando por este período na era digital, e conseguir nos adaptar bem a ele. Já imaginou como seria se não tivéssemos a internet para nos comunicarmos?

Trabalho home office, reuniões por videoconferências, compras online. Na distância de um clique e uma câmera de celular ou computador, a vida e a rotina das pessoas vai seguindo seu rumo. O novo normal.

Mas não pense que apenas empresas ultra modernas são capazes de adaptar seus processos para 100% digital durante a pandemia.

Condomínios, sejam eles grandes ou menores, já percebem grande efetividade nas reuniões virtuais.

As vantagens da assembleia virtual

Por tratar-se de uma nova dinâmica, até pouco tempo atrás o ato da assembleia virtual em condomínios não era previsto por lei. Foi somente no dia 19 de maio de 2020 que o projeto que regula reuniões online em condomínios foi aprovado pelo senado, vindo a ser publicada no Diário Oficial da União como Lei 14.010/20 – entrando em vigor no dia 12 de junho.

Este modelo de encontro possui diversas vantagens em um cenário em que aglomerações não são bem-vindas.

Afinal, decisões precisam ser tomadas e assuntos debatidos. Síndicos, administradores e condôminos não podem esperar a pandemia passar para resolver questões da rotina do condomínio.

Os benefícios da assembleia virtual são diversos, e vão muito além da vantagem de evitar aglomerações e tumultos.

Em primeiro lugar, podemos falar da agilidade. O agendamento dos encontros pode ser via e-mail ou por grupos no WhatsApp.

Importante lembrar que é determinado por lei – conforme o artigo 1.354 do Código Civil – que todos os condôminos devem ser convocados para a assembleia. Além da convocação, é necessária a clara identificação de todos os presentes na reunião.

A praticidade é outro ponto a ser observado, pois pode-se reunir os inquilinos do conforto e segurança de suas casas durante a pandemia. Sem precisarem se deslocar para um local físico específico.

O horário das reuniões torna-se muito mais flexível, bastando apenas que os participantes possam estar conectados.

A redução de custos é outro fator muito atrativo! Fora o valor de assinatura da plataforma a ser utilizada, a assembleia virtual não demanda o aluguel de salas e equipamentos para as reuniões.

Principais desafios

Alguns desafios para assembleias virtuais devem ser considerados, e muito bem planejados para uma boa condução da reunião. Fique atento a eles:

Controle de votações

Para as assembleias virtuais em que haverá votações, é importante que seja usada uma plataforma segura e que possibilite o controle das informações.

Uma votação pode ocorrer em tempo real, durante a própria reunião, ou permanecer disponível por mais dias em tempo determinado, por exemplo.

Uso das ferramentas tecnológicas

Para algumas pessoas, o manuseio de ferramentas tecnológicas não é tão natural. Inquilinos de mais idade podem ter dificuldade para acessar e participar das assembleias virtuais.

Neste caso, deve-se recomendar que estes estejam acompanhados por alguém, que pode ser da família, para auxiliá-los durante a reunião.

Assuntos que geram debates e questionamentos

Dependendo do teor das reuniões, alguns assuntos podem trazer debates, perguntas e discussões mais agitadas.

Nesta situação, o organizador da assembleia, que pode ser chamado de coordenador digital, será o responsável por estabelecer uma ordem. Esta pessoa precisa dominar a tecnologia e conhecer muito bem a plataforma que estiver sendo utilizada.

A condução da reunião deve ser feita de forma democrática, possibilitando que todos possam ser ouvidos. O foco na pauta é essencial.

A virtualização é a nova realidade

É importante que toda reunião deste tipo possua uma ata. Ou seja, com o registro de todos os pontos que foram discutidos.

Em caso de dúvidas, converse com a administradora do seu condomínio. Esta pode, inclusive, indicar a plataforma mais adequada para a realização dos encontros virtuais.

E por fim, adapte-se! A nova realidade exige inovação e cultura digital. Desde empresas até pequenas comunidades precisam voltar seu olhar para este caminho.

Adequações para um condomínio mais seguro

Os ambientes físicos também necessitam de adaptações durante o período de pandemia.

Os condomínios podem tornar-se espaço de fácil proliferação do vírus devido ao intenso trânsito de pessoas em portarias, garagens e halls de entrada. Todo o cuidado é pouco quando se trata da saúde e segurança dos moradores e funcionários que frequentam o local.

A Portaria Remota é uma ótima alternativa, pois une maior segurança à economia.

Sua principal função é substituir a presença física de porteiros e automatizar todo o fluxo de entrada e saída do condomínio. O monitoramento é feito à distância por uma equipe especializada, 24 horas por dia.

Além disso, proporciona maior tranquilidade nas situações de queda de energia. O sistema conta com geradores próprios, garantindo o não interrompimento do seu funcionamento.

Outro ponto de atenção é a higienização profissional do condomínio. A aplicação de substâncias específicas nos ambientes é fundamental, pois irá assegurar a limpeza completa e eficaz para o combate ao Coronavírus.

Este trabalho deve ser executado por uma equipe treinada, com a técnica correta de operação dos equipamentos e produtos.

Conte com o Grupo Segura para a realização de serviços terceirizados de alta qualidade, com a confiança e expertise de uma empresa que atua há mais de 20 anos no mercado. Entre em contato conosco e conheça todas as nossas soluções!

 

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